Der letzte Teil dieser Artikelreihe nimmt die Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie in den Fokus.
Viele Unternehmen stehen noch am Anfang der Reise Richtung Nachhaltigkeit und sehen sich mit einer Vielzahl von Herausforderungen und Fragen konfrontiert. Andere wiederum sehen noch nicht die Notwendigkeit dieser Thematik für ihr Geschäftsbestehen oder keinerlei Relevanz für ihre Geschäftstätigkeit. Der erste Teil dieser Artikelreihe befasste sich daher mit den Herausforderungen und Treibern für Nachhaltigkeit/CSR. Im zweiten Teil wurde der Fokus auf der Entwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie gesetzt - welche Faktoren sollten beachtet werden - wie können Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen und eine Strategie formalisieren. Der dritte und letzte Teil befasst sich mit der Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie mit Fokus auf Prozesse, Mitarbeiter und Tools.
Nachhaltigkeitsstrategie implementieren: Prozesse, Mitarbeiter, Technologien
Prozesse, Mitarbeiter und Technologien sind die drei Schlüsselelemente, mit denen die organisatorische Transformation erfolgreich vorangetrieben werden kann. Bei der Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie stehen Unternehmen oftmals vor der Frage “wo fangen wir an?”. Die Überarbeitung bzw. Anpassung der Prozesse ist hierbei ein erster fundamentaler Schritt. Stellen Sie sich die Frage, welche Prozesse Sie als erstes und maßgeblich beeinflussen möchten und starten Sie mit einem Risikokartierung der Beschaffungskategorien, welches ein detailliertes Bild des CSR-Risikos gibt und dieses länderübergreifend mit dem Beschaffungsrisiko für jeden Einkaufsbereich kombiniert. Dieser Heatmap-Output hilft, einen Maßnahmenplan zu priorisieren, der das Risikoniveau von Kategorie und Land, das Beschaffungsrisiko und den Umfang der Lieferantenbasis widerspiegelt. Damit vereinfacht sich die Frage "Wo fange ich an?".
Natürlich haben Unternehmen bereits Prozesse für Einkauf und Beschaffung implementiert, d.h. in einem nächsten Schritt muss basierend auf der Priorisierung aus der Risikokartierung überprüft werden, wie CSR in die bestehenden Prozesse integriert werden kann. Die CSR-Reife, der Gesamtumfang des Programms und die damit verbundenen Ziele sind dabei Faktoren die unternehmensabhängig variieren. Jedoch gilt allgemein, je besser die Ziele des nachhaltigen Beschaffungsprogramms in die Prozesse integriert sind, desto einfacher wird Adoption und Akzeptanz auf der Mitarbeiterebene erreicht.
Die dargestellte Prozesskette zeigt mögliche Ansätze zur Integration, in der Praxis variiert die Ausprägungen von CSR-Integration dabei selbstverständlich in den verschiedenen Bereichen. Vermehrt zeigt sich eine Einbindung von CSR-Anforderungen in Ausschreibungen aber auch CSR-Vertragsklauseln sind mittlerweile sehr etabliert, wie eine aktuelle Studie von EcoVadis zum Thema zeigt. Wichtig ist es, CSR im Entscheidungsprozess ein angewendetes Gewichtungskriterium zu betrachten und somit CSR mit Gewichtung in den Gesamtprozess einzubeziehen. Dies bietet auch enormes Potenzial für Lieferanten im Entscheidungsprozess bei der Lieferantenauswahl , wenn sie CSR-Engagement nachweisbar umsetzen, bspw. durch eine erhöhte Auftragsvergabe oder Innovationsförderungen. Im Idealfall endet die Integration von CSR jedoch nicht an diesem Prozesspunkt der Auswahl, sondern mündet bspw. in Lieferantenleistungsmodellen und Korrekturmaßnahmenplänen, die mit Lieferanten aufgesetzt werden, um weiterführende Verbesserungen und Risikominimierung zu erzielen und gleichzeitig Mehrwert durch Innovationen zu schaffen.
Widerstand überwinden: Mitarbeiter einbinden
Wie überall bei neuen Einführungen im Unternehmen definieren Change Management und Taktiken für das Engagement den Erfolg der Programmeinführung. Haben Sie und Ihre Teams das Bewusstsein und die Fähigkeiten, um Ihre möglicherweise neue Strategie oder Ihre Strategie im Allgemeinen zu unterstützen? Für das Change-Management müssen alle 3 Bereiche (Menschen, Prozesse und Technologien) zusammen spielen - sie können nicht isoliert betrachtet werden. Dieser typische Change-Management-Prozess durchläuft viele Phasen, vom Aufbau des Bewusstseins, über Verwirrung und negativer Wahrnehmung bis letztendlich zu einem Commitment.
Diese Schritte sind alle Teil eines normalen Change-Managements. Hier gilt es auch für CSR die einzelnen Phasen zu identifizieren und schrittweise voranzuschreiten, um alle entsprechenden Mitarbeiter im Prozess zu erreichen und “mitzunehmen”. Daher sollte für jede Phase spezifisch festgelegt werden, welche Unterstützung benötigt wird. Beispielsweise beim Aufbau der Awareness in der Organisation von der Kommunikation der Vision und den Zielen des Programms: Einkäuferschulungen zum Verständnis von CSR-Risiken in der Lieferkette sind hierbei ein Schlüssel zur effektiven Umsetzung. Leitlinien, Schulungsmaterial und eventuell zusätzliches Coaching können nötig sein und unterstützen, genauso wie interne CSR-Champions und Leadership. In der Zusammenarbeit mit Lieferanten ist zudem Kommunikation und Support bzgl. Ressourcen und deren effizientem Einsatz für CSR nötig. Nur wenn jeder über die nötigen Ressourcen zur Umsetzung verfügt, kann ein Commitment und ein Engagement erwartet werden.
Technologien zur CSR-Leistungsüberwachung
Das Sustainable Procurement Barometer von HEC/EcoVadis aus dem Jahr 2017 zeigt, dass der mit Abstand größte Anstieg bei der Schwierigkeit oder dem Hindernis liegt, die Nachhaltigkeitsleistung von Lieferanten nachzuverfolgen.
Ohne Nachverfolgung ist keine Messung möglich und Chancen und Risiken sind nicht erkenn- oder skalierbar. Abhängig von der Strategie des Unternehmens können für die unterschiedlichen Prozesse verschiedene Tools und Maßnahmen eingesetzt werden. Ein Verhaltenskodex für Lieferanten ist meistens ein Basiselement, um die Verpflichtung zu Unternehmenswerten zu dokumentieren. Hintergrundüberprüfungen und Third-Party-Bewertungen, wie durch EcoVadis, sind ein weiterer Schritt, der über die Selbstverpflichtung hinausgeht und neutrale Ergebnisse liefert. Darauf aufbauend gibt es weitere Due-Diligence-Maßnahmen, wie CSR-Vertragsklauseln, Monitoring und Audits, bspw. bei Lieferanten mit hohem Risiko.
Fragen zur Auswahl einer CSR-Monitoring-Lösung
Fünf Fragen bzw. Schlüsselfaktoren können bei der Auswahl einer CSR-Monitoring-Lösung für Lieferanten hilfreich sein. Diese basieren auf dem Whitepaper von Michael Lamoureux, Sourcing Innovation: “Five Essential Criteria For Selecting A Supplier Sustainability & Risk Monitoring Solution”.
Das erste Kriterium betrifft die Tiefe der Anbieterabdeckung. Eine Lösung muss eine Vielzahl CSR-Kriterien abdecken, eine Vielzahl von Quellen überwachen und natürlich an internationalen Standards ausgerichtet sein - das ist eine wesentliche Anforderung, um im globalen Geschäft Schritt halten zu können. Hinzu kommt die Breite der Abdeckung von Ländern und Beschaffungskategorien. Die Umsetzbarkeit und Verständlichkeit sowie Transparenz der Ergebnisse und Daten sind ein weiterer wichtiger Faktor. Die Ergebnisse müssen verständlich sein und Stärken und Verbesserungsbereiche liefern, um folgend Maßnahmenpläne zu erarbeiten. Für die Annahme und Akzeptanz im internen Change-Management-Prozess und dessen Unterstützung ist die die Implementierungsfähigkeit fundamental. Wie einfach kann die Lösung in bestehende Tools implementiert werden? Je einfacher die Implementierung, desto höher die Akzeptanz der Mitarbeiter.
Wichtig ist, den richtigen Ansatz für das jeweilige Unternehmen und dessen Strategie zu erarbeiten, um skalierbare Vorteile zu erhalten und ein Tool zu implementieren, das nicht nur heute sondern auch die nächsten Jahre effektiv genutzt werden kann, damit das Unternehmen zukunftsgerichtet ist - und dazu gehört heute ein umfangreiches CSR-Monitoring.
Über die Autorin Tanja Reilly, EcoVadis: Tanja Reilly ist Expertin für nachhaltige Beschaffung und verantwortet bei EcoVadis seit 3 Jahren die D-A-CH Region. Bevor sie zu EcoVadis kam, arbeitete sie langjährig im Compliance-Umfeld und betreute zuvor als Beraterin internationale SAP-Implementierungsprojekte. Tanja Reilly hält regelmäßig Vorträge und Workshops zu nachhaltiger Beschaffung und der Business Value-Steigerung durch verbesserte Nachhaltigkeitsperformance.